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流程優化
發布時間:2016-10-12 訪問次數:

1、什么是流程優化
  流程優化
是一項策略,通過不斷發展、完善、優化業務流程保持企業的競爭優勢。在流程的設計和實施過程中,要對流程進行不斷的改進,以期取得最佳的效果。對現有工作流程的梳理、完善和改進的過程,稱為流程的優化。流程優化不僅僅指做正確的事,還包括如何正確地做這些事。

  流程即一系列共同給客戶創造價值的相互關聯活動的過程,在傳統以職能為中心的管理模式下,流程隱蔽在臃腫的組織結構背后,流程運作復雜、效率低下、顧客抱怨等問題層出不窮。整個組織形成了所謂的“圓桶效應”。為了解決企業面對新的環境、在傳統以職能為中心的管理模式下產生的問題,必須對業務流程進行重整,從質上反思業務流程,徹底重新設計業務流程,以便在當今衡量績效的關鍵(如質量、成、速度、服務)上取得突破性的改變。

  對流程的優化,不論是對流程整體的優化還是對其中部分的改進,如減少環節、改變時序,都是以提高工作質量、提高工作效率、降低成、降低勞動強度、節約能耗、保證安全生產、減少污染等為目的。

2、流程優化的過程
  流程優化要圍繞優化對象要達到的目標進行;
  在現有的基礎上,提出改進后的實施方案,并對其作出評價;
  針對評價中發現的問題,再次進行改進,直至滿意后開始試行,正式實施。

3、
流程優化的途徑

  流程優化的主要途徑設備更新材料替代環節簡化時序調整。大部分流程可以通過流程改造的方法完成優化過程。對于某些效率低下的流程,也可以完全推翻原有流程,運用重新設計的方法獲得流程的優化。 

  (一)流程改造

  在難以采用設備更新和材料替代優化流程時,往往采取以下措施:

  1)取消所有不必要的工作環節和內容

  有必要取消的工作,自然不必再花時間研究如何改進。某個處理、某道手續,首先要研究是否可以取消,這是改善工作程序、提高工作效率的最高原則。

  2)合并必要的工作

  如工作環節不能取消,可進而研究能否合并。為了做好一項工作,自然要有分工和合作。分工的目的,或是由于專業需要,為了提高工作效率;或是因工作量超過某些人員所能承受的負擔。如果不是這樣,就需要合并。有時為了提高效率、簡化工作甚至不必過多地考慮專業分工,而且特別需要考慮保持滿負荷工作。

  3)程序的合理重排

  取消和合并以后,還要將所有程序按照合理的邏重排順序,或者在改變其他要素順序后,重新安排工作順序和步驟在這一過程中還可進一步發現可以取消和合并的內容,使作業更有條理,工作效率更高。

  4)簡化所必需的工作環節

  對程序的改進,除去可取消和合并之外,余下的還可進行必要的簡化,這種簡化是對工作內容和處理環節身的簡化。

  (二)重新設計新流程

  如果決定采用重新設計的方法優化流程,可按以下步驟進行:

  1)首先要充分理解現有流程,以避免新設計中出現類似的問題。

  2)集思廣益,奇思妙想,提出新思路。

  3)思路轉變成流程設計。對新提出來的流程思路的細節進行探討。不以現有流程設計為基礎,堅持“全新設計”的立場,反復迭代,多次檢討,深入到一定細節的考慮,瞄準目標設計出新的流程。

  4)新流程設計出來之后,應該通過模擬它在現實中的運行對設計進行檢驗。流程圖是一個描述新流程的理想手,檢驗前應畫出流程圖。
 

4、流程優化的方法

  1)標桿瞄準法

  標桿瞄準法/基準化分析法(benchmarking,BMK),又稱競標趕超、戰略競標,是將企業各項活動與從事該項活動最佳者進行比較,從而提出行動方法,以彌補自身的不足。

  2)DMAIC模型

  DMAIC模型是實施6sigma的一套操作方法。

  DMAIC是6sigma管理中最重要、最經典的管理模型,主要側重在已有流程的質量改善方面。所有6σ管理涉及到的專業統計工具與方法,都貫穿在每一個6sigma質量改進項目的環節中。

  3)ESIA分析法

  所有企業的最終目的都應該是為了提升顧客在價值鏈上的價值分配。重新設計新的流程以替代原有流程的根目的,就是為了以一種新的結構方式為顧客提供這種價值的增加,及其價值增加的程度。反映到具體的流程設計上,就是盡一切可能減少流程中非增值活動,調整流程中的核心增值活動。其基原則就是ESIA。

  4)ECRS分析法

  ECRS分析法,即取消(eliminate)、合并(combine)、重排(rearrange)、簡化(simplify)。

  5)SDCA循環

  SDCA循環就是標準化維持,即“標準、執行、檢查、總結(調整)”模式,包括所有和改進過程相關的流程的更新(標準化),并使其平衡運行,然后檢查過程,以確保其精確性,最后作出合理分析和調整使得過程能夠滿足愿望和要求。

5、流程問題的解決思路
 1)
幫助企業對業務流程、戰略、組織職能,信息化水平綜合診斷分析
 2)理清管理流程和業務流程
 3)
對企業原有核心業務與管理流程進行梳理和評價;
 4)為企業提供業務、管理流程優化培訓
 5)進行業務流程重組、設計與優化,建立以市場、客戶為導向的工作流程
 6)
疏通企業信息流工作流,滿足業務需要;
 7)
幫助企業建立信息化管理平臺,提高快速反應能力

 8)協助企業軟件選型,配合軟件廠商實施信息化管理
 9)圍繞流程制定管理制度和作業規程

6、
流程優化的實施內容

 1)總體規劃:首先要得到管理層的支持與委托,設定基方向。要明確企業戰略目標、內部需求和IT建設,確定流程優化目標和范圍、項目組成員、項目預算和計劃;
 2)
優化項目啟動:召開項目啟動大會,進行全員動員,宣傳造勢,并進行內部流程優化理念培訓;
 3)
流程描述及診斷分析:通過企業內外部環境分析客戶滿意度調查,了解流程現狀,描述與分析現有流程,通    過問題歸集,得出診斷報告;
 4)
流程優化設計:建立目標,確認關鍵流程,明確改進方向及流程優化設計,配套輔助信息初步形成,確定優化    方案;
 5)
配套方案設計:配套輔助信息的收集與整理,職能方案調整,配套方案設計;
 6)
實施:制訂詳細的優化工作計劃,組織實施,并完善配套方案
 7)
項目評測:項目效果評估,總結成功得失經驗,指導完善流程管理;
 8)
持續改進:觀察流程運作狀態,與預定優化目標比較分析,對不足之處進行修正改善,并使流程優化成為一種    持續行為。

    總之,企業在實行流程優化過程中,必須研究整個業務流程中輸入、處理、輸出三個環節的內容、形式和方    法。此外,流程優化體系中的評價體系不但要有定性的評價內容,還要有各種用于定量分析的相關經濟指標、    管理過程評測指標及其指標值。只有這樣,才能使流程優化落到實處,才能實現流程優化的預期目標,從根上    提高企業的管理水平和競爭力。

7、流程優化后給企業帶來的收益
 
1)建立一個以客戶、市場為導向的業務,管理流程體系;
 2)核心業務、管理流程清晰、簡潔,工作效率提高;
 3)
工作方法優化,提高了工作質量與效率
 4)
流程順暢,無效勞動減少,成降低;
 5)
工作流、信息流順暢,運營成易于控制;
 6)
減少不必要的流程環節,提升效率;
 7)
基礎管理規范,信息化管理實施成功;
 8)
業務流程的關鍵控制點加強,對工作的結果更加可控,目標更易達成。

 

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